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Ruolo Telematico: un’idea per velocizzare la trattazione telematica delle udienze civili

Pubblicato Venerdì, 20 Marzo 2020 da Claudio De Stasio    Categoria: Processo telematico    Visite: 519
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videoconf

Lo scorso 10 marzo 2020 la Direzione per i Sistemi Informativi del Ministero della Giustizia (DGSIA) ha pubblicato il provvedimento attuativo del D.L. n. 11/2020 disciplinante lo svolgimento dei processi civili e penali durante l’emergenza coronavirus.

Riguardo alle udienze civili l’art. 2 prevede che possano svolgersi “… mediante collegamenti da remoto organizzati dal giudice utilizzando i seguenti programmi attualmente a disposizione dell’Amministrazione e di cui alle note già trasmesse agli Uffici Giudiziari (prot. DGSIA nn. 7359.U del 27 febbraio 2020 e 8661.U del 9 marzo 2020): Skype for Business; Teams”.

Dunque il giudice, se vorrà svolgere l’udienza in videoconferenza, dovrà egli stesso organizzare per ogni singola causa il collegamento con gli avvocati avvalendosi delle piattaforme Skype for Business o Teams di Microsoft.

E’ evidente come da un punto di vista pratico “la cosa” non sia così semplice: il giudice dovrà in qualche modo acquisire anticipatamente le mail degli avvocati alle quali trasmettere l’invito per la videoconferenza. Gli avvocati, ricevuto l’invito, dovranno cliccare sul link contenuto nella mail, autenticarsi sulla piattaforma con il proprio account Microsoft (o crearne uno se già non accreditati) e - finalmente - (sperare) di poter trattare la propria causa senza “intoppi” tecnici. Per “funzionare” è indispensabile che tutti, giudici e avvocati, siano adeguatamente formati sull’uso delle suddette piattaforme e, fatto di non secondaria importanza, che l’orario indicato per la trattazione sia rispettato con la massima puntualità. Se un avvocato tarda ad aprire la mail e non si collega all’orario fissato? Se la webapp non si avvia? Se non ha preventivamente creato l’account Microsoft?

Il rischio è che con tante cause da trattare il giudice, anche il più paziente, sarà plausibilmente costretto a ripiegare sulla “soluzione” prevista dalla lettera h) dell’art. 83 comma 7 D.L. 18/2020: “lo svolgimento delle udienze civili che non richiedono la presenza di soggetti diversi dai difensori delle parti …” potrà svolgersi “mediante lo scambio e il deposito in telematico di note scritte contenenti le sole istanze e conclusioni, e la successiva adozione fuori udienza del provvedimento del giudice”.

Da qui l’idea insieme al Collega e amico Luca Sileni di realizzare uno strumento per gestire in modo semplice la trattazione telematica delle udienze civili. Solo un esperimento idoneo tuttavia a dimostrare come soluzioni semplici possano esistere senza neppure ricorrere all’uso di software proprietari…

Cos’è “Ruolo Telematico”?

Ruolo Telematico è uno strumento di supporto alla piattaforma “Note di Udienza” pensato per semplificare la gestione telematica delle udienze civili perseguendo essenzialmente due obiettivi:

  1. … salvaguardare il contraddittorio e l'effettiva partecipazione delle parti …” come espressamente previsto dall’art. 83 comma 7 lettera f) DL 18-2020 evitando il ricorso all’ipotesi prevista dalla successiva lettera h);
  2. consentire al magistrato la massima produttività riducendo al massimo i tempi necessari alla trattazione di ogni singola causa.

In estrema sintesi consente al magistrato di avere “a video”, in tempo reale, l'elenco delle cause per le quali gli avvocati hanno completato la loro verbalizzazione su “Note di udienza” dichiarandosi pronti alla trattazione. Per ogni singola causa che via via comparirà sul Ruolo Telematico, il magistrato potrà acquisire la verbalizzazione degli avvocati e interloquire con loro in videoconferenza/chat, il tutto con due semplici click.

Come si usa?

Ogni Ruolo Telematico ha due codici:

  1. il primo, che identifica il ruolo stesso consentendo di accedervi, è quello riservato al magistrato;
  2. il secondo è quello dell’Aula Virtuale da comunicare agli avvocati.

Il magistrato si collega alla pagina https://dirittopratico.it/rt e crea un Ruolo Telematico per l'udienza assegnandogli un codice che servirà ad identificarlo.

E’ opportuno che il codice sia abbastanza robusto da non essere facilmente individuabile: a tal fine è possibile lasciare vuoto il campo per affidare al sistema il compito di generare un codice casuale adeguatamente sicuro. Premendo sul pulsante “elabora i dati” l’app mostrerà la pagina del ruolo appena creato indicando – oltre al codice riservato al giudice – quello da comunicare agli avvocati. Il Ruolo è inizialmente vuoto.

Gli avvocati, completata su “note di udienza” la verbalizzazione relativa alla propria causa, dovranno semplicemente indicare il codice loro comunicato dal magistrato (o dalla cancelleria) nell'apposito campo “Aula Virtuale” (posto sotto la verbalizzazione) insieme ad altre informazioni utili per l’identificazione del fascicolo da parte del giudice (es. numero di RG, procuratori delle parti, indirizzi email o account utili per creare l’invito sulle piattaforme di videoconferenza indicate dal DGSIA). Quando saranno pronti a trattare la causa dovranno semplicemente spuntare la casella "chiudi le note" e cliccare sul pulsante “salva modifiche”. In tal modo la verbalizzazione non sarà più modificabile e la causa sarà inserita automaticamente dal sistema sul Ruolo Telematico visibile al magistrato. A questo punto potrebbero molto semplicemente cliccare su “videoconferenza” per accedere istantaneamente alla “stanza virtuale” loro dedicata sulla piattaforma Jitsi Meet e attendere l’arrivo del giudice. Tutto senza necessità di scaricare programmi, creare account o altro! Alternativamente, volendo (o dovendo) utilizzare le piattaforme Skype for Business o Teams, dovranno attendere l’invito del giudice per email.

Sotto ogni verbalizzazione “chiusa” apparirà il Ruolo Telematico aggiornato in tempo reale in modo che anche gli avvocati possano avere un’idea dell’attesa necessaria alla trattazione della propria causa. Il Ruolo Telematico visibile agli avvocati è lo stesso del giudice senza ovviamente la possibilità di conoscere il codice dei verbali e delle stanze di videoconferenza degli altri colleghi. Il giudice, completata la trattazione di una causa, può "spuntarla" dalla lista con un semplice clic in modo da distinguere facilmente cause trattate e ancora da trattare. Può anche aggiungere annotazioni di servizio per ogni singolo fascicolo che saranno visualizzate anche dagli avvocati.

Facciamo una prova?

Mettiamoci dapprima nei panni del giudice (o della sua cancelleria).

Colleghiamoci all’indirizzo https://dirittopratico.it/rt (scorciatoia per https://apps.dirittopratico.it/redattore/Ruolo_Telematico.html) per accedere alla pagina principale della webapp che consente di creare o accedere – appunto - ad un “Ruolo Telematico”. Possiamo inserire un codice alfanumerico (max 20 caratteri) o lasciare la casella in bianco per farlo generare casualmente dal sistema.

Clicchiamo sul pulsante “elabora i dati” in fondo alla pagina.

A questo punto ci sarà mostrato il Ruolo Telematico appena creato, vuoto, con i due codici di cui abbiamo detto: quello riservato al magistrato (utile per ricollegarsi al Ruolo) e quello dell’Aula Virtuale da comunicare a tutti gli avvocati. Il codice dell’Aula Virtuale è unico per tutti gli avvocati e potrà essere divulgato dalla cancelleria nei giorni immediatamente precedenti all'udienza (ma non prima di una settimana poiché il ruolo “vive” soltanto otto giorni e poi viene automaticamente cancellato).

Ok, abbassiamo la finestra del Ruolo senza chiuderla o spostiamola da un lato del monitor.

Mettiamoci adesso nei panni dell’avvocato e apriamo Note di Udienza.

Creiamo come di consueto (per chi utilizza la piattaforma) la nostra verbalizzazione, immaginiamo che controparte abbia controdedotto e salviamo la nota. Adesso ci sono due nuovi campi sotto la verbalizzazione: “Codice Aula Virtuale” e “Informazioni per il magistrato”. Ebbene, nel primo campo inseriamo il codice dell’Aula Virtuale (che nella realtà ci sarà comunicato dal giudice o più plausibilmente dalla cancelleria) e nel campo “Informazioni per il magistrato” qualcosa tipo “Avv. Tizio e Avv. Caio causa n. 9876/2020”. Salviamo la nota ma – per adesso – senza chiuderla. Successo nulla? No perché non avendo “chiuso” la nota significa che non siamo ancora pronti ad essere ricevuti e quindi la causa non viene iscritta sul Ruolo Telematico.

Prepariamo un’altra verbalizzazione per una ipotetica seconda causa. Verbalizziamo e inseriamo lo stesso Codice Aula Virtuale e diverse informazioni per il magistrato, come ad esempio “causa n. 6789/2020 Bianchi / Rossi”. Stavolta spuntiamo subito il flag “chiudi le note” e clicchiamo su “salva modifiche”. La nota diventerà immodificabile e la causa sarà la prima a comparire sul Ruolo Telematico visibile al giudice. Se abbiamo lasciato aperta la pagina del Ruolo potremo verificarlo subito (potrebbe essere necessario attendere qualche secondo per la sincronizzazione).

Torniamo alla prima verbalizzazione, spuntiamo “chiudi le note” e salviamola. Anche questa causa sarà aggiunta al Ruolo Telematico. In calce alla nota chiusa, dunque “lato avvocato”, ci sarà mostrato il Ruolo e potremo verificare che “prima di noi” c’è già una causa in attesa di essere trattata (quella che abbiamo chiuso prima).

Rimettiamoci nei panni del giudice.

La pagina del Ruolo, inizialmente vuota, si è “popolata” con due cause. Per ognuna di esse è possibile accedere alla verbalizzazione degli avvocati e – soluzione che sarebbe certamente la più pratica – accedere istantaneamente ad una stanza di videoconferenza sulla piattaforma Jitsi Meet dove il giudice potrebbe trovare gli avvocati ad attenderlo senza alcuna necessità di trasmettere loro inviti per mail! Gli avvocati infatti, chiusa la nota perchè pronti ad essere ricevuti, non dovrebbero far altro che cliccare sul link "videoconferenza" che appare su Note di Udienza accanto al QR-Code.

Non potendo o non volendo avvalersi di Jitsi, il giudice potrebbe trovare nel campo informazioni le mail dei procuratori (se da questi indicate) e formalizzare l’invito sulle piattaforme “ufficiali”. Perdendo però molto più tempo.

Perché Jitsi Meet potrebbe essere preferibile a Skype for Business o Teams?

Jitsi Meet è una piattaforma di videoconferenza gratuita ed opensource molto apprezzata in ambito accademico con caratteristiche tali da renderla di assoluto interesse per la trattazione telematica delle udienze:

  1. è semplice ed essenziale;
  2. non richiede la creazione di un account: non occore dunque fornire alcun dato personale per poterla utilizzare;
  3. non richiede l’installazione di alcun software sul PC: tutto cià che serve è un browser web “moderno” (raccomandato Chrome) e una webcam. Sui dispositivi mobili è necessario installare le relative applicazioni iOS o Android ovviamente gratuite (https://jitsi.org/downloads/);
  4. non ci sono limiti pratici al numero di partecipanti simultanei (teoricamente potrebbero entrare in ogni “stanza virtuale” fino a 200 persone);
  5. è possibile condividere lo schermo del PC, la finestra di un’applicazione o un semplice tab del browser;
  6. è possibile comunicare in chat;
  7. non è necessario per il magistrato conoscere le mail o gli username degli avvocati né procedere alla creazione degli inviti per partecipare alle videoconferenze: per accedere ad una “stanza” è sufficiente conoscerne il “nome” (nella soluzione proposta lo stesso codice utilizzato per la verbalizzazione su Note di Udienza);
  8. la piattaforma è universalmente considerata molto sicura e continuamente aggiornata e supportata da una vasta community di sviluppatori.

In una situazione emergenziale come quella attuale perchè non lasciare ai singoli Uffici la possibilità di sperimentare soluzioni diverse?

Claudio De Stasio


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